Ketahui Manfaat Purchase Order bagi Perusahaan

Purchasing menjadi salah satu bentuk investasi yang biasa dilakukan oleh perusahaan. Itulah mengapa setiap perusahaan memiliki target tertentu dalam pengadaan barang untuk menjalankan operasional bisnisnya.

Ketika melakukan purchasing, perusahaan akan berhadapan dengan banyaknya transaksi, yang biasanya melibatkan dokumen yang dinamakan dengan purchase order.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan mengenai apa itu purchase order dan menggali manfaat atau peran pentingnya bagi perusahaan. Jadi, simak hingga selesai ya!

Apa Itu Purchase Order

Sebelum kita membahas mengenai manfaat dari purchase order, ketahui dulu apa pengertiannya.

Purchase order adalah sebuah dokumen yang didalamnya berisi rincian dari barang atau jasa. Ini merupakan rincian yang akan dipesan oleh perusahaan dari supplier atau vendor.

Nantinya, purchase order akan mengambil peranan sebagai sebuah kontrak. Kontrak ini akan mengikat kedua belah pihak dalam kesepakatan jual beli.

Rincian isi purchase order sendiri terdiri dari:

1. Nama perusahaan pembeli dan penyedia barang
2. Alamat lengkap perusahaan dan penyedia
3. Nomor telepon, email, dan info lainnya yang diperlukan
4. Alamat pengiriman barang/jasa yang dipesan
5. Keterangan batas waktu pengiriman barang dan jasa
6. Alamat penagihan serta pengiriman invoice
7. Nama, jenis, hingga detail produk yang dipesan perusahaan
8. Jumlah harga satuan dan harga total pesanan
9. Syarat dan ketentuan pemesanan yang sudah disepakati bersama

Manfaat Purchase Order

Setiap dokumen atau formulir yang digunakan perusahaan, tentu memiliki manfaatnya masing-masing, tak terkecuali dengan purchase order. Untuk itu, berikut beberapa manfaatnya.

1. Untuk Menentukan Harga yang Sesuai

Dalam memperoleh harga yang deal, pembeli biasanya akan mengajukan harga kepada penjual. Bila Anda dan supplier sudah sepakat, kedua belah pihak tentu akan diuntungkan satu sama lain.

Bahkan, bila Anda melakukan pemesanan barang dalam jumlah besar dengan purchase order, Anda berpeluang mendapat potongan harga. Sehingga perusahaan dapat lebih hemat dalam pengeluaran karena bisa membeli barang dengan harga yang lebih terjangkau.

2. Meminimalisir Kemungkinan Adanya Penipuan

Ketika melakukan pemesanan barang dari satu Vendor maupun supplier, prosesnya akan lebih singkat, karena Anda dapat memesannya secara langsung. Namun, proses ini berisiko mengalami penipuan, apalagi jika sistem pemesanan tidak sesuai dengan SOP.

Beda halnya bila melakukan pemesanan barang menggunakan purchase order. Proses yang dilakukan akan lebih aman dan dapat terhindar dari adanya resiko penipuan, sehingga perusahaan dapat meminimalisir kerugian.

3. Mengamankan Ketersediaan Barang Perusahaan

Purchase order dapat membantu perusahaan dalam mengamankan barang yang ingin dibeli. Itu karena, ketika mengajukan purchase order, penjual tentu akan memastikan ketersediaan barang yang Anda inginkan dan tentu mereka akan menyimpannya untuk dikirim di waktu yang sudah ditentukan.

4. Sebagai Bukti Pemesanan Barang

Manfaat selanjutnya dari dokumen purchase order yaitu sebagai bukti pemesanan dari pembeli kepada penjual.

Artinya, dengan purchase order Anda menegaskan permintaan purchasing perusahaan sekaligus memastikan penjual untuk berkomitmen dalam memenuhi pesanan.

5. Untuk Menilai Supplier

Purchase order juga dapat Anda gunakan sebagai alat untuk menilai bagaimana kinerja dan barang yang mereka sediakan. Karena, dokumen ini menyertakan informasi yang sangat lengkap.

Contohnya, apakah supplier dapat mengirimkan barang yang sesuai dengan informasi dalam dokumen atau sebaliknya.

Bila supplier mengirimkan barang pesanan yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan, tentu saja kualitasnya buruk.

Bahkan supplier tidak akan tepat waktu dalam mengirimkan barangnya, meskipun perusahaan sudah mencantumkan batas waktu pengiriman dalam purchase order.

Itulah beberapa manfaat dari purchase order yang perlu Anda ketahui.

Intinya, dalam melakukan transaksi dengan pihak supplier, purchase order memiliki peran yang sangat penting dalam melacak produk yang Anda pesan, sebagai kontrak antara pembeli dan penjual atas pengadaan barang.

Semoga informasi kali ini membantu!